Facilite a comunicação com seus clientes e impulsione a produtividade da sua equipe: Conheça ferramentas que vão te mostrar como melhorar os processos da sua empresa.
Não é difícil encontrar no Brasil empresas que apesar de estabelecidas ainda não contam com um processo bem definido. A realidade da maioria delas é bem diferente das histórias de sucessos que escutamos por ai. Uma pergunta comum de se escutar é: Mas afinal como melhorar os processos da minha empresa?
Empresas com o processo bem definido facilitam a comunicação entre os diferentes setores. Para manter um empreendimento com um rendimento e produtividade altos é preciso estabelecer um padrão de atuação dentro da empresa.
Conheça abaixo 5 ferramentas que podem ajudar tanto a melhorar os processos da sua empresa como facilitar a comunicação com seus clientes.
Índice do Conteúdo
1. Skype
Uma das ferramentas de comunicação por vídeo mais famosas do mundo. O Skype foi criado com o intuito de facilitar a comunicação entre pessoas que estão em lugares distantes.
Apesar de ter sido criada com esse intuito, a ferramenta hoje facilita também a comunicação entre aqueles que não estão tão longe assim um do outro.
Em empresas todo gasto conta, deslocamento e tempo são escassos e os bons empreendedores valorizam cada minuto do seu dia. Cada hora desperdiçada no trânsito poderia ser um telefone para prospectar um novo cliente, ou até mesmo para resolver um problema interno.
O Skype facilita e muito a comunicação entre você e um cliente. Nas calls é possível utilizar a chamada de vídeo assim como a chamada de audio normal.
A tool transforma reuniões que levam de 2 a 3 horas em reuniões pontuais de 30 minutos ou 1 hora. Um bom exemplo disso, é quando temos reunião com uma das ferramentas que utilizamos chamada “Phonetrack” (falarei mais sobre ferramentas extraordinárias de marketing em outro post). A empresa fica localizada na mesma cidade que nós (Curitiba) mas nem por isso gastamos tempo e dinheiro nos deslocando. Todas as reuniões são pontuais e por Skype.
Outra função muito boa do Skype é o compartilhamento de tela. Nele o outro usuário consegue acompanhar sua tela enquanto vocês falam, muito bom para usar em dúvidas e/ou explicações.
Experimente fazer isso com suas reuniões, se seu cliente não está habituado mostre para ele o quanto se pode economizar utilizando a ferramenta.
2. Loom
Essa ferramenta é sensacional!
No Loom é possível gravar vídeos parecidos com aqueles de youtubers “gamers” (jogadores profissionais de video-game que fazem vídeos para youtube jogando alguns jogos). Esses vídeos normalmente aparecem com o usuário comentando no canto enquanto mexe na tela.
A ferramenta é muito útil para quem precisa mostrar um projeto para um cliente. Aqui na Ninja usamos muito para mostrar nossas estratégias de marketing para os clientes. Isso deixam eles mais confortáveis para entender a explicação e também ter uma visualização melhor do projeto.
Como já disse acima, tempo é dinheiro. Empresário não pode perder tempo muito menos dinheiro.
Por isso buscar ferramentas que otimizem o seu e o tempo do cliente, é fundamental. Sei que muitas vezes pode parecer estranho para o cliente ou para você não estar ali de “carne e osso” falando com ele. Faça com que ele se sinta confortável com esse tipo de ferramenta, afinal cada vez mais é preciso se economizar tempo.
Ferramentas como essa mostram como é possível deixar o cliente satisfeito mesmo sem estar presente e isso é uma forma de como melhorar os processos e facilitar sua comunicação com ele.
3.Trello ajuda a criar processos da sua empresa
Sou meio suspeito para falar dessa ferramenta, é verdade. Afinal aqui na RN ela é nossa “queridinha” e usamos ela diariamente.
Já havia comentado sobre essa ferramenta em um outro post onde dei 7 dicas para não se tornar um profissional de marketing medíocre você pode vê-lo clicando aqui. Aqui vou mostrar melhor como funciona e como esta pode ajudar o seu negócio.
O Trello é uma ferramenta famosa no mundo inteiro pela sua interatividade e funcionalidade. Se você conta com um time grande e quer ter controle sobre quem deve fazer o que, essa é a sua ferramenta!
O primeiro passo no Trello, é que cada integrante da sua equipe deve criar uma conta. Feito isso você pode criar um time seu dentro da tool e os adicionar.
A partir dai o próximo passo é criar o que a ferramenta chama de “quadros”. Nos quadros é importante separar os diferentes projetos que a empresa possui.
Por exemplo: Se a empresa possui 2 clientes diferentes, é possível criar o quadro “Cliente A” e outro para o “Cliente B”. Isso facilita até na hora de alocar diferentes pessoas para diferentes projetos.
Dentro dos quadros possuem 3 colunas padrão: “Para Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. É possível alterar o nome também aumentar a quantidade de colunas de acordo com a necessidade da empresa.
Olhando para dentro das colunas é ai que a ferramenta faz sua mágica. Lá dentro é possível adicionar o que a tool chama de “cards”. Os cards nada mais são do que espaços de texto para você adicionar tarefas e/ou atividades para sua equipe.
Com os cards é possível monitorar o status das atividades. Lá se consegue estabelecer prazos de entrega (colocar data e horário), adicionar o dono do card que será responsável por ele. Além de poder adicionar links, documentos de auxilio e comentários.
Essa ferramenta também é uma forma de como melhorar os processos.
4.5w2H
Diferente das outras, essa ferramenta serve para gerenciar as atividades de um projeto.
Para usar essa ferramenta é muito fácil, e por incrível que pareça poucas pessoas a utilizam realmente.
O 5W2H nada mais é do que uma sequência de perguntas e respostas que auxiliam você a encontrar um caminho mais lógico. Isso serve para facilitar também a visualização macro de um projeto assim como a visão de cada atividade.
A tool é muito boa também para designar pessoas a determinadas tarefas e saber como esta será desenvolvida.
Assim como as perguntas, as respostas também devem ser simples e diretas para entregar apenas o necessário.
Abaixo estão as perguntas que devem ser feitas:
- What (O que será feito?);
- Why (Por que será feito?);
- When (Quando será feito?);
- Where (Onde será feito?);
- Who (Por quem será feito?);
- How (Como será feito?);
- How Much (Quanto custará?).
Parece brincadeira, mas uma simples sequência de perguntas e respostas tem a capacidade de auxiliar bastante o empresário. E tambem é uma forma diferente de como melhorar os processos da sua empresa e melhorar a comunicação dentro dela.
5.Whatsapp
Se seu chefe não te manda audio as 2 da manhã de um domingo, te lembrando de algo que você tem entregar na manhã seguinte, quer dizer que sua empresa não está utilizando a ferramenta da forma correta!
Aqui na RN o Whats faz parte do dia-a-dia da empresa e facilita muito a comunicação entre a equipe.
Brincadeiras a parte, sabemos que é muito comum ouvir empresários reclamando que seus funcionários não largam a “porcaria daquele whatsapp”.
A verdade é que se usado para os fins corretos essa ferramenta pode facilitar muito a comunicação dentro da empresa.
O Whatsapp é a ferramenta de comunicação mais utilizada no Brasil. Então porque não aproveita-lá e usar para uma forma de como melhorar os processos da empresa? Ou lembrar seus funcionários de que algo precisa ser entregue.
Concordo que é preciso ter cuidado, pois abre espaço para os funcionários se dispersarem e perderem o foco olhando conversas menos importantes, mas isso não faz com que esta seja uma ferramenta ruim para você usar no trabalho.
Para evitar que os funcionários percam tempo em suas conversas particulares é preciso educá-los e lembrá-los da importância que seus esforços tem, tanto para eles como para a empresa.
Bônus para melhorar os Processos da sua Empresa!!
6. Análise SWOT
Quem faz marketing ou administração já está cansado de ouvir sobre o SWOT, não é mesmo?
Bom, para quem não conhece, essa é uma ferramenta muito poderosa para se obter uma visão da sua empresa em relação a ela mesma e em relação a seus concorrentes.
A análise SWOT significa:
S – Strengths (forças)
W – Weaknesses (fraquezas)
O – Opportunities (Oportunidades)
T – Threats (Ameaças)
Essa ferramenta te possibilita analisar quais são as forças da sua empresa, ou seja, quais são os pontos positivos dela.
Na análise de fraquezas é exatamente o oposto, quais são os pontos negativos da sua organização, o que faz com que o seu cliente fique com um pé atrás na hora de fechar.
As ameaças, são problemas externos que seu negócio pode enfrentar, um exemplo seria um mercado em crise onde as pessoas pararam de consumir tanto.
As oportunidades são aquilo que pode alavancar seu negócio, um exemplo seria possíveis parcerias de sua organização com outras.
Faça uma análise da sua empresa, encontre os pontos fortes e fracos, suas oportunidades e ameaças, assim será possível estabelecer processos definidos para atingir as suas metas!
Essas são algumas das ferramentas que sua empresa pode utilizar para melhorar os processos da sua empresa.
Espero que o artigo tenha ajudado você a entender melhor o funcionamento das ferramentas e como melhorar os processos. Sempre é bom lembrar que mais fundamental que ferramentas poderosas é contar com uma equipe focada e alinhada com os objetivos da empresa. Afinal as empresas são feitas de pessoas para pessoas. Por isso invista em ferramentas, mas também invista em estar sempre rodeado de funcionários que “vistam a camisa”da empresa!
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